Compte rendu du 26 octobre 2017
Présents : Marjorie, Luigi, Pascal, Charles, Jean, Gildas
CR rédigé par Gildas
Outils en ligne
Présentation de l’outil de gestion via le site internet par Luigi (bravo et merci Luigi !)
Pour mieux communiquer sur FB, on va créer un groupe secret, le voici : https://www.facebook.com/groups/1923775481277680/
Pour notre communication interne, il fait créer les documents directement dans le drive, comme ça tout le monde peut les modifier.
Formalités administratives
Déclaration du nouveau bureau (en cours, j’attends la profession de Jean)
Refaire règlement intérieur ? Refaire Statuts ?
Statuts : Vérifier les statuts au niveau légal, faire des propositions de modification si besoin (exemple, pour faire rentrer de la thune dans l’asso, il faut le spécifier dans les statuts). Pour ce faire, elle est en possession des statuts, du règlement intérieur et de l’AG constitutive.
Bilan financier : Vérifier les périodes possibles pour faire le bilan financier, si c’est possible le faire à la saison (1er oct au 30 sept). Faire le bilan financier 2016/2017 en fonction de ce qui est possible.
Question des dépenses, chaque année faire un bilan comptable équilibré à 0 avec prévisionnel de dépenses futures (exemple, la formation professionnelle)
On a actuellement 1237€ en positif.
SACEM : besoin de se déclarer. En s’affilient à la Fédération Sport pour tous, ça facilite le rapport avec la SACEM, pour la diffusion de musique lors de nos événements (50€/an). Validé par tous, Jean procède à l’affiliation.
Décision de s’affilier également à la FFRS car beaucoup d’avantage pour l’asso (entres autres, stocks de plots, rollers). Il y a déjà 2 adhérents affiliés, il en faut un autre. Luigi est d’accord mais l’asso lui paye l’adhésion de 35€. Quand ce sera fait, Jean procédera à l’affiliation (65€/an)
Nous verrons plus pour d’autres rapprochements avec handisport par exemple.
Charles pose la question du sponsoring, peut-être l’entreprise dans laquelle il travail. Question à voir à une autre réunion, car trop de choses à voir ce jour.
Création des Pôles
Il est nécessaire de bien définir les rôles de chaque pôle/commision pour que les choses soient claires, que les personnes qui s’inscrivent sachent à quoi elles s’engagent.
Luigi : comment on s’organise concrètement ? Par exemple : le pôle Hangar (3-4 personnes max + autres membres) sert d’interface entre les membres et le Hangar. Pas forcément besoin de réunion physiques
-faire un document pour définir chaque pôle.
-Demander aux futurs référents des Pôles, s’ils sont d’accord pour partager leurs coordonnées.
Définition des pôles discuté ce jour et à revoir lors d’une réunion avec tous les membres de l’asso intéressé par la participation aux pôles.
-pôle Développement/Partenariat : c’est le développement de la structure: recherche de subventions, sponsors, de partenaires, de nouveaux projets de soirées à l’extérieur, adhésion aux fédérations, lien avec les partenaires (Mix’art, Hangar, thierry d’Albi, etc)
-pôle Bénévoles/ateliers (abandon du nom Hangar trop restrictif) : (supprimer : lien entre les 2 structures), assurer la logistique du lieu : ouverture, fermeture, ménage… + Constituer un groupe de bénévoles (Lionel, JP phacochère, Luigi Marine…) ayant l’envie de transmettre leurs savoirs/techniques qui auront pour mission d’animer les soirées (démo, ateliers danse, Pourquoi pas slaloms, saut en hauteur, techniques de base (freinage, aller en arrière) durant les cessions aux hangar, pendant un certain limité, la salle utilisée que pour ça
Besoin de réaliser des affiches pictro/règlement (par Pôle communication AKA Luigi)
-pas de bruit à l’extérieur
-boissons interdites sur la piste (plutôt : les bières restent au comptoir, l’injonction marche mieux que l’interdiction)
-ne pas hésiter à demander des conseils aux autres patineurs plus expérimentés
-être bienveillant/vigilant les uns envers les autres
-à compléter…
Avoir un micro au milieu de la salle, vers la scène pour faire des annonces
-Pôle communication : création de visuels, flyer, vidéo, photos pour alimenter facebook, le site internet + affichage (voir plus haut)
-Pôle maintenance/matériel : Gestion du stock, Achat de rollers et matériel divers, organisation d’atelier de bricolage et d’entretien de roller avec les adhérents intéressés.
Prépa Rolloween
Sur place entrée et boisson payantes dont nos cocktails (les benefs de notre cocktail vont dans notre boite, celle des boissons du bar vont dans le cochon). Pour la bouffe, cela dépendra de la qualité des choses proposées. Le but est de faire un geste vers nos adhérents en offrant un moment convivial , que tout ne soit pas payant.
Proposition de Luigi d’aller au hangar dimanche après-midi pour préparer des décos, comme ça a été le cas à Mixart. Et aussi préparer de la bouffe, bouraks et crêpes de Charles, et autres personnes selon propositions. Luigi : Lancer un appel sur fb si la salle est dispo et créer un sondage sur fb pour tenter d’organiser qui peut peut amener quoi. Pas besoin de 100000 cocktails, juste 2-3 c’est bien. Pareil pour la bouffe, pas trop de choses pour limiter les dépenses (max 50-60 euros pour bouffe/boisson). L’association rembourse les achats aliments et boissons fait par les adhérents si leur proposition a été validé par Luigi (Marge ne peut pa gérer 50 tickets de caisse).
Salon vintage à Albi
Événement roller animation dans un salon vintage, location patins, initiation roller,
Sur place démo concours du pull le plus moche. Grosse communication canal +, direct 8…très bien pour nous…Y aura camionnette de Scoobidoo, une doloréane (film retour vers le futur) coup de poing communication, on se catch (on s’accroche en roller au véhicule à petite vitesse…)
Voir CR ALBI_16_10_2017.odt dans le drive dans gestion – dossiers /projets – salon vintage
Thierry a besoin de notre validation pour démarrer la communication. 250-300m2 de piste (moquette) et 25m2 de parquet
Question en interne
-question de l’assurance, Charles va se renseigner. Besoin d’un avenant au contrat ? car aujourd’hui assuré pour 50 adhérents (et non usagers)
On a 50 paires de patins actives, demander d’autres paires à Blagnac ? Plaisance du Touch (JPO phaco donne des cours la-bas)
Luigi peut utiliser le camion de son entreprise
Récupérer le rack entier du hangar ? A voir avec le Hangar (Pascal)
Système de boite pour conserver les papiers d’identité lors de location, Prévoir achat boite abc
Système d’étiquettes pour marquer nos patins, patins des partenaires. Refaire inventaire, refaire un marquage
Prévoir une facturation pour l’événement (trésorière)
Question à voir avec le Partenaire:
Acquis : Pour 10-20 personnes. défraiements : déplacements, logement, repas
Facturation à 1000€ pour les 3 jours, si possible plus si y a moyen…(Pour une presta au smic pour 15 personnes au smic on a calculé 6000€)
Redemander pour éventuellement avoir un parquet plus grand.
Contrat ? demander à Thierry (l’organisateur du salon, il en a un à nous passer?)
Luigi fait passer un Pack presse pour leur communication
Pascal va contacter la dj FAI VIRAR qui sera avec nous https://www.facebook.com/faistournerlagalette/
Questions pratiques
Question de la musique au hangar, Luigi se propose de récupérer des morceaux et playlists de 30 minutes préparées en amont pour les diffuser. Lancer un appel sur FB pour que des personnes créent des playlist.
Question de la monnaie au hangar.
Marj propose la création d’une carte de 10 entrées par exemple, (20€ compte rond, un biffeton) ou d’une carte au semestre
Question de centraliser plutôt dans un cahier?
Pas de décisions prises pour le moment.
Renouvellement de nom de domaine (vérifier le paiement) 11 novembre, Luigi le fait et on le rembourse (paiement CB en ligne)
Prochain projet
Myrys, cyber valentine ? Quand ? Selon Charles et Pascal, cela va être compliqué, pourquoi pas une soirée en Juin?
Jean : 9-10 décembre soirée roller à Paris, organiser co-voiturage payé par l’ASTR réservé aux adhérents. Définir nombre max de personnes…
Soirée au BIKINI en décembre ? Voir plutôt en janvier, beaucoup de choses sur la période
Informations diverses
La vélorution organise un grosse Masse Critique, normalement le 30 octobre 2017 (anniversaire de Marjorie !) délire en ville, en vélo, en roller, en skate…remise en question de l’omniprésence de la voiture en ville, de la place des déplacements alternatifs
https://www.facebook.com/velorution.toulouse/
Rencontre avec Julien Despiau (un pote de Gildas du bahut), qui organise des soirées Drum and Bass au Bikini, invitation à aller en patins aux soirées…
https://www.facebook.com/thequietoffice/
https://www.facebook.com/vandalrecordsHQ/?ref=br_rs
-Ivanovic au Bikini
-tsatsali (au bijou 15 décembre, proposition répétition hangar le mercredi d’avant)
https://www.facebook.com/trio.tsatsali/
-hockey blagnac en décembre, eux organisent une disco, nous initiation, initiation
Trouver les rushs du défilé à mixart
Prépa ordre du jour prochaine réunion:
-point déclaration à la préfecture
-refaire statuts/réglement intérieur
-définition précise des rôles des commissions
-faire un document pour définir chaque pôle.
-Clarifier situation sur le stocke des patins, Gestion ?
-Prochaine Cyber valentine à Mixart Myrys
-Prochain évènement
Appel sur FB
-qui peut amener quoi pour la rolloween?
-préparation de playlist de 30 minutes pour le hangar
Je vous aime !
Pouce power !
