Compte rendu du rendez-vous du 25 janvier 2018
Caro La Vinyle
Mairie de Pamiers représentée par Brigitte Perpere
(chargée de l’animation du Centre Ville)
ASTR représenté par Rémi et Charles
Contacts
Mme CARO LaVinyle 06 61 94 22 61
Mme Brigitte Perpere 05 34 01 03 03 brigitte.perpere@ville-pamiers.fr
Résumé
La mairie de Pamiers souhaite notre présence lors d’un événement qu’elle organise avec Caro Lavinyle.
Notre action serait d’animer un Rollerdance sur la place du marché.
5 ou 6 personnes seront sur place pour animer l’espace d’une surface +- 6 x 25m². Le sol est en marbre et bitume.
Thème : des années 68 aux années 75.
Le centre ville sera interdit aux véhicules car beaucoup d’autres animations présentes.
Budget
Nous leur avons proposé un montant global de 1500 euros. (comprenant la prestation, l’hébergement, les repas et les déplacements.)
Nous avons les contacts du camping qui se trouve à 3 kms du lieu de l’évènement.
Location bungalows de 6 couchages possibles.
Tarif a partir de mars 2018.
Tel du camping l’apamée : 06 07 52 40 89 ou 06 79 7911 80
Tel du camping du lac : 05 61 65 11 58 (N° pour réservation)
…prix pour une nuit/100 euros grand max…
Location
Ils désirent que toutes les animations soient gratuites et par conséquent, la notre aussi.
Équipement
Nous devons leurs fournir une liste du matériel (barrières, chaises, bancs, tables, etc)
A SAVOIR : Contrairement à Albi, nous devons installer notre zone ENTIÈREMENT.
Ils nous déposent le matériel demandé sur place le vendredi en fin de journée. A nous de le monter.
Zone délimitée par barrières municipales avec (ou pas) bâches publicitaires de l’asso ou d’un éventuel “sponsor”.
Je vous proposerais bien de faire une recherche sur Pamiers de ces éventuels “sponsors”…on en reparlera…
A nous aussi de préparer la SONO avec notre matos…prêt d’enceintes probables par la mairie.
Prise de courant facilement accessible (et rallonge si nécessaire…)
Ils peuvent nous mettre à disposition des bottes de paille.
Nous avons un contact du service technique pour avoir directement accès en véhicule le samedi matin sur les lieux…car, je rappelle, fermé aux véhicules.
Nous pouvons imaginer une déco et leur transmettre avec la liste du matos. (en sachant que nous l’installons…et que nous dés-installons aussi…)
Nous devons le laisser comme nous le trouvons…
Question divers
Assurance à notre charge ?
Ils sont habitué à ce genre d’évènement et nous demande une Attestation d’Assurance.
Je leur ais fait par de l’éventuel “accident” qui pourrait se produire.
Étant sur un espace public, ASTR est couverte car l’assurance de la Mairie englobe tous les évènements organisés incluant les zones délimitées pour la pratique du Roller.
Les pièces à fournir pour devenir prestataire ?
Contrat de partenariat à envoyer très rapidement pour validation.
Il comprendra tous les points déjà cités.
Attestation d’Assurance
Liste du matériel nécessaire. (peut éventuellement être envoyé ultérieurement.)
Le délai de paiement, acompte possible ?
Se déroulant en juin, le délai de paiement peut tirer jusqu’au début de l’année suivante, soit pas avant septembre 2018…A savoir: les mairies payent tard…si on veut bosser avec les Services Publics, il faudra si faire…
Acompte à stipuler sur le contrat.
30% dans un délai de 15 jours après évènement.
70% dans un délai de 3 mois après paiement du premier acompte.
La vente de produits dérivés est-elle permise ?
Nous pourrons mettre nos produits (pin’s et calendrier, si il en reste) en vente à l’entrée par exemple mais nous ne sommes pas autorisé à organiser une tombola ou à vendre d’autres produits qui ne seraient pas de ASTR.
En cas de météo pluvieuse, que faisons nous ?
Si le festival est annulé dans les 2 jours avant la date/ Pas d’évènement, pas de bonbons.
Si le festival ne dure qu’une seule journée pour X cause, la moitié seulement sera versée. (a prendre en compte lors de la rédaction du contrat définitif.)
Plus de précision sur le thème l’événement ?
Années 68 à 75. Ils ne veulent pas trop déraper ni avant ni après…ils ont prévu des défilés de mode sur ce thème.
Ils nous demandent d’être sur le thème. Pantalon patte def, etc…je leur ais parlé de nos tee-shirts et ils n’y a aucune objection à ce sujet. (…mais d’ici la…on en aura d’autres et des chouettes…)
Quel communication sera mise en place autour de l’évènement ?
Ils vont imprimer 10 000 flyers qu’ils se chargent de distribuer dans les marchés des villes aux alentours de Pamiers.Nous pouvons y faire ajouter notre logo bien sûr… Je leur ais proposer d’en récupérer et de les distribuer par ici…
Ils n’ont pas prévu plus que les médias locaux…
Pas de photographe non plus prévu.
Ils ne sont pas contre l’idée que nous faisions nos photos… dans le respect des règles en vigueur.
